Možno aj vás trápi, že v práci nestíhate a zostáva vám len málo času. Najmä kancelárska práca sa dnes javí ako jednotvárna a namáhavá na psychiku viac, ako byť na čerstvom vzduchu a namáhať sa fyzicky. Filozofia a odborníci rôznych vedných odvetví dlhodobo pracujú na tom, ako vymyslieť systémy a správanie sa na pracovisku čo najlepšie. Aby sa zamestnanec príliš nenamáhal a netrápil. Kancelárska práca neraz umožní vytvoriť priority a aj vedou sa dá ísť na riešenie pracovnej záťaže. Pre správne určenie priorít manažment podniku môže využiť niekoľko známych a populárnych metód. Aj vy sa nimi môžete inšpirovať a možno nájsť tú, ktorá vám viac vyhovuje.
Paretovo pravidlo 80/20
Taliansky ekonóm Vilfred Frederic Damas Paret (1848 – 1923) sa venoval riadeniu kvality a skúmal mieru bohatých a chudobných. Vytvoril vzorec a teóriu, ktorá konštatovala že 80% svetového bohatstva je sústredeného v rukách 20% populácie. Jeho myšlienky a práce toto pravidlo, využívané v obchode a ekonómii, nevytvorili. Skutočným autorom, ktorý sa v roku 1941 Paretovou myšlienkou inšpiroval, bol rumunský ekonóm Joseph Moses Juran. Paretov princíp, alebo Paretovo pravidlo 80/20 vychádza z teórie, ktorá bola viackrát v histórii aplikovateľná aj na iné oblasti. Hovorí napríklad o 20% podiely času, ktorý je potrebný na zvládnutie 80% výsledkov. O 20% služieb, ktoré tvoria 80% tržieb, o 20% zákazníkov, ktorí tvoria 80% celkových príjmov, ale hlavne v rámci použiteľnosti pri organizácií času odhaľuje, že 80% vynakladaného času na vedľajšiu prácu vytvára len 20% výsledkov, zatiaľ čo 20% vynakladaného času na riešenie skutočne dôležitej práce tvorí až 80% celkových výsledkov.
Meranie a vyhodnotenie tejto metódy na vlastnej koži môže byť komplikované a žiada si čas. V každom prípade však v prostredí, kde správne organizácia času nefunguje, možno nájsť potvrdenie tejto teórie. Pre manažéra môže ísť o príležitosť zhodnotiť, ktoré činnosti patria do skupiny 80 a ktoré do skupiny 20 tak, aby došlo k zefektívneniu pracovného procesu investíciou práce a sily do dôležitých projektov (20), aby tie tvorili výsledok (80). Využiteľnosť má však skôr pri pravidelnom fungovaní firmy bez nárazových aktivít a rôznorodej obchodnej činnosti.
Paretova ABC analýza
Paretova ABC analýza sa dá označiť aj ako vyšší level pôvodnej paretovej metódy 80/20. Stručne povedané, analýza oveľa viac počíta so zvyšnými 20 percentami, alebo priamo dokáže, že v prípade niekoho činnosti môže ísť o pokojne iné číslo. Analýza rozdeľuje úlohy na tri kategórie, ktoré označuje písmenami. Aj preto názov ABC. Do prvej kategórie pritom patrí len tých 20% javov, činností a produktov v ponuke, ktoré tvoria 80% tržieb. Zvyšných 20% si rozdeľujú kategórie B a C. Kategória B s dôležitými produktmi ale bez naliehavosti tvorí 10% až 15% zostatkových percent a zvyšok si ponecháva C. V rámci časového manažmentu a chápania priorít je možné presnejšie upraviť rozdelenie na body:
A – úlohy naliehavé a dôležité
B – úlohy dôležité, ale nie naliehavé
C – úlohy nie príliš dôležité a zároveň nie naliehavé
Pri takto rozdelených úlohách je možné určiť zároveň aj percentá času, ktoré musia byť venované ich plneniu. Skupine A by tak na samotnom počiatku malo byť venované až 80% pracovného času. Zaujímavosťou však je, že po splnení všetkých bodov v skupine A musí nastať rekalkulácia, ktorá v závislosti od konkrétneho času a časovej rezervy umožní presun najdôležitejších úloh z kategórie B do kategórie A. Rekalkuláciou sa pokračuje až do získania nových úloh a cieľov, ale prípadne aj priebežne.
Eisenhowerova metóda určenia priorít
Eisenhowerova metóda využíva podobnosť so SWOT analýzou. Metódu používal americký prezident Dwight D. Eisenhower, podľa ktorého dostala názov. Podstatou tejto metódy je nadradenosť prednosti pred naliehavosťou. Jej účelom je hlavne naplánovať svoj osobný čas, alebo pracovný čas podľa urgentnosti a dôležitosti jednotlivých úloh. Úlohy by sme podľa nej mohli rozdeliť do celkovo štyroch kvadrantov.
- Kvadrant: dôležité a zároveň naliehavé úlohy: neodkladné problémy, ktoré je potrebné riešiť ihneď a priamo najzodpovednejším členom tímu, alebo manažérom samotným. V rámci priorít j teda jasné, že v tomto prípade ide o vysokú dôležitosť.
- Kvadrant: dôležité a nenaliehavé: kategória zahrňujúca všetky činnosti, ktoré je nutné spraviť. Ich ignorácia má za následok presun úlohy do I. kvadrantu.
- Kvadrant: nedôležité ale naliehavé: neočakávané úlohy a udalosti, dianie mimo priamu oblasť záujmu, prípadne činnosti, ktoré je možné presunúť na zamestnanca, alebo oddelenie.
- Kvadrant: nedôležité a tiež nenaliehavé: ideálne riešenie organizácie práce je spustiť procesy a zmeny, ktoré sa budú snažiť celkom zrušiť objavovanie sa činnosti štvrtého kvadrantu. Činnosti, ktoré môžu zdržovať a nebyť akokoľvek pre fungovanie firmy, či trávenie plateného času zamestnancov osožné.
Odporúčané zdroje:
- Hlavný článok venovaný Time Managementu.
- http://www.businessvize.cz/rizeni-a-optimalizace/paretova-abc-analyza-mocny-nastroj-v-logistice-marketingu-i-obchodu
- https://managementmania.com/cs/eisenhoweruv-princip
- http://www.businessvize.cz/organizace/blog
