Time management a jeho použitie v praxi: ako ušetriť pracovný čas?

Time management a jeho použitie v praxi: ako ušetriť pracovný čas?

Človek si nie vždy dokáže organizovať vlastný aj pracovný čas. Nemá prirodzenú schopnosť rovnomerne načasovať činnosti tak, aby sa vykonávali neúnavne, bez ďalších následkov a komplikácií, ba dokonca nie vždy pozná aj pozadie jednotlivých činností a možnú náväznosť na seba. Je preto nevyhnutné mať skúsenosti, využívať testovanie a kombináciu činností, pričom je dôležité sledovať výsledný efekt.

čas a time management, organizácia času

Na správne zostavenie organizácie času je však v prvom rade dôležité poznať, čo je cieľom činnosti, aké úlohy má ktorý zamestnanec, ale rovnako tak aj v osobnom živote musíme poznať osobné ciele v daný čas a na danom mieste, aby mala naša prítomnosť a činnosť zmysel. V pracovnom kolektíve má vysokú dôležitosť nie len poznať ciele, ale aj správne určiť jednotlivé úlohy a roly pre pracovný tím. Tieto body musia byť jasné, neskrývané za odborné frázy či naopak stručné ciele typu „zarobiť, zlepšiť sa, predať veľa…“.

Jednotlivé oblasti prípravy time managementu:

  • Aby sme vôbec mohli hovoriť o cieľoch, je nevyhnutnosťou ich poznať. Vedieť čo je našimi cieľmi a zároveň vedieť medzi nimi odlíšiť tie, ktoré majú význam a prinášajú zisk v akejkoľvek podobe.
  • Práve na začiatku je potrebné vytýčiť si zopár kľúčových strategických cieľov a zopár vedľajších cieľov. Neraz je takáto aplikácia dôvodom pre plnenie hlavného cieľa. Je teda nutné zachovať ho na pomyselnom piedestáli s vysokou prioritou.
  • Rozlišovanie priorít môže byť dynamickým javom. Každý cieľ má totiž svoju životnosť a nie vždy sa týka presného pravidelného kalendárneho obdobia.
  • Psychologické plus je poznať pri každom jednom cieli aj rozsah odmeny. Opäť pri slove odmena treba pojem chápať ako akýkoľvek osoh, mzda, finančná prémia, ale aj pocit, pochvala, ale pokojne aj ďalšia zelená „fajka“ na tabuli zvládnutých úloh.
  • Organizácia času potrebuje mať reálne ciele. Ak aj niektoré podniky využívajú ťažko dosiahnuteľné ciele, dôležité je ich kombinovať s reálnymi cieľmi, ktoré využívajú schopnosti pokojne len konkrétnych členov tímu a iné zas zapoja ďalších. Kladie sa pritom dôraz na motivovanie úspechom na niektorých projektoch pre účely úspechu iného projektu.
  • Zhodnotenie možných problémov a nedostatkov je zanedbávané. Hovoriť a plánovať hojnosť a úspech je pekné, no nereálne bez časti venovanej slabým stránkam a problémom. Počítať sa pritom musí aj s prípadným zlyhaním a výhodou je vtedy mať riešenie aj pre tieto prípady rovnako ako personálne určenie.
  • Nastavenie času a mieru úsilia pre každý z cieľov. Často veľmi ťažký bod prípravy aplikácie časového manažmentu, kedy sa musí rozhodnúť o miere zapojenia dvoch základných jednotiek práce. Ľudskej práce a času.
  • Po splnení dôležitých úloh má vysoký význam kontrola prípadných zmien priorít, ale najmä dokončovanie aj drobných úloh. V opačnom prípade sa drobné úlohy hromadia a tvoria nebezpečenstvo neprehľadnosti, vzájomnej náväznosti a vôbec vysokého počtu úloh, ktoré čakajú na vybavenie.
  • Uvedomovanie si podmienok v prítomnosti a blízkej budúcnosti je dôležitým krokom v príprave na aplikovanie časového manažmentu, ktorý podmieňuje jeho naplnenie a úspešnosť. Počítať so zavedením pravidelných prehliadok strojov bez potrebného vybavenia, ľudí a povolení je rovnako tak nepoužiteľné ako uvažovať o zefektívnení dostupnosti zamestnancov do práce po zrušení prístupovej cesty a predaji jediných dopravných prostriedkov. Organizovanie času vyžaduje počítať s podmienkami pracoviska, schopnosťami ľudí, dostupnosťou jednotlivých prvkov používaných pri ich plnení a samotnou použiteľnosťou týchto prvkov a prostredia.

Rušivé faktory a nerušené časové úseky

Odborná literatúra na tému Time Management sa zaoberá aj dennou krivkou rušenia. Odporúča riešenie najdôležitejších úloh už doobeda, čiže skôr, než začne byť vo firme najväčší ruch. Pri plánovaní riešenia úloh by tak v konečnom dôsledku malo byť dôležité aj pozerať na výskyt rušivých faktorov. Tiež odporúča zriadiť nerušenú hodinu a teda úsek, počas ktorého nechceme byť vyrušovaní. Ide o čas, kedy sa môžeme sústrediť na vybavenie dôležitých úloh, nie však súrnych ako je vzdelávanie a úlohy príprav projektov, ktoré sú vykonateľné aj neskôr v čase bežného pracovného času, alebo času určeného vyššiemu vedeniu.

Nástroje podporujúce time management

Proces plnenia cieľov je možné zľahčiť a zrýchliť vhodným informačným systémom, počítačovou výbavou, ale pokojne to môže byť len obyčajný diár, hárok papiera alebo textový dokument na ploche počítača.

  • Task list, alebo To do list: jednoduchý zoznam úloh, ktorý máte na očiach a viete z neho odlíšiť priority a vašu pracovnú náplň. Mnohí si ich přitom tvoria aj bez toho, aby vedeli, že ide o tento druh nástroja. Splnená úloha je prečiarknutá, alebo odfajknutá fajočkou. Práve při označení splnenej úlohy začína fungovať psychológia a pocit spokojnosti, ktorý je hnacím motorom do ďalej úlohy.
  • CRM systémy: Množstvo podnikov a dodávateľov riešení využíva CRM systémy určené pre komunikáciu, zadávanie požiadaviek (ticketov) a tým je možné prideľovať rôzne miery dôležitosti. Zároveň umožnia presné cenové kalkulácie, kalkulácie čerpania paušálov, prípadne sú nástrojom na komunikáciu niekoľkých oddelení. CRM systémy sprehľadňujú pracovný proces a výrazne urýchľujú evidenciu požiadaviek, zmien, či udržujú konkrétne témy na svojom mieste.
  • Elektronické plánovacie systémy: slúžia na zadávanie vnitropodnikových úloh, termínov, stretnutí a môžu byť priamo súčasťou emailového klienta alebo externou službou odosielajúcou emaily.
  • Smartphone a PDA: súčasťou pracovných nástrojov súčasných manažérov je čoraz viac aj moderná prenosná technológia umožňujúca správu korenšpondencie, prezeranie materiálov a prístup do podnikových systémov aj mimo sídlo spoločnosti.

Základom Time Managementu sa venuje hlavný článok na túto tému.

Pripravila MP

Time management a jeho použitie v praxi: ako ušetriť pracovný čas?
Ohodnoť tento článok
Pod autorom ZN.SK vychádzajú články externých redaktorov a články viacerých autorov súčasne. Neraz vám tak prinášame rozsiahlu tému, alebo článok neobvyklý voči ostatnej našej tvorbe.

Pokračovaním návštevy webstránky súhlasíte s používaním Cookies podrobnosti

ZN.SK používa Cookies

Magazín ZN.SK k svojmu fungovaniu využíva reklamné plochy, ktoré môžu pracovať so súbormi cookies. Súbory cookies v konečnom dôsledku používa, pretože nemá na výber. Dnes takmer všetky stránky používajú Cookies. Cookies sú súbory, v ktorých sa nachádzajú údaje o vašich záujmoch, orientácii na určité konkrétne oblasti záujmov, vekovú kategóriu a tiež umožňujú reklamným plochám zaistiť relevantnú reklamu aj k pohlaviu. Tieto stránky neuchovávajú osobné údaje o Vašej osobe, žiadne citlivé údaje súvisiace s adresou, heslami, alebo ďalšími prístupovými údajmi do stránok, zabezpečených prostredí a podobne. Zberom cookies nedochádza k zachytávaniu hesiel, ani osobnej komunikácie. Využívať ich môže Facebook, Google, alebo mnoho iných systémov.
Toto hlásenie a upozornenie vyplýva z povinnosti európskych zákonov upozorňovať na zber a čítanie Cookies. Internetom nazvaný zákon ako absurdný, ukladá povinnosť portálom upozorňovať na zber cookies, ktorý je pritom bežnou súčasťou online práce s počítačmi viac rokov.
Používanie cookies najlepšie definuje prehlásenie samotného Google:

Ako používa spoločnosť Google súbory cookie


Cookie je krátky textový súbor, ktorý do prehliadača odosielajú navštívené webové stránky. Webovým stránkam umožňuje zapamätať si informácie o vašej návšteve, napríklad preferovaný jazyk a ďalšie nastavenia. Ďalšia návšteva stránok tak môže prebehnúť ľahšie a môže byť produktívnejšia. Súbory cookie sú dôležité. Bez nich by bolo prehliadanie webu oveľa zložitejšie.

Súbory cookie používame na množstvo cieľov. Používame ich napríklad na ukladanie vašich predvolieb bezpečného vyhľadávania, na výber relevantných reklám, na sledovanie počtu návštevníkov na stránke, na zjednodušenie registrácie do nových služieb a na ochranu vašich údajov. Pozrite si zoznam typov súborov cookie, ktoré Google používa, a prečítajte si o tom, ako spoločnosť Google a jej partneri tieto súbory cookie používajú v inzercii. Naše pravidlá ochrany osobných údajov vysvetľujú, ako chránime pri používaní súborov cookie vaše osobné údaje a iné informácie.

Zdroj a kompletné vysvetlenie na: https://www.google.com/policies/technologies/cookies/

Zatvoriť

Viac:
Matka, film Bardem Lawrence
Na tento film nikdy nezabudnete! matka! Premiéra už 19. 10.

Farming simulator 17
Farmársky simulátor Farming Simulator 17 ako jesenný hit

Falošné jazykové kurzy
Pozor na údajnú zázračnú metódu výučby jazyka Ling Fluent

Zavrieť