Človek si nie vždy dokáže organizovať vlastný aj pracovný čas. Nemá prirodzenú schopnosť rovnomerne načasovať činnosti tak, aby sa vykonávali neúnavne, bez ďalších následkov a komplikácií, ba dokonca nie vždy pozná aj pozadie jednotlivých činností a možnú náväznosť na seba. Je preto nevyhnutné mať skúsenosti, využívať testovanie a kombináciu činností, pričom je dôležité sledovať výsledný efekt.
Na správne zostavenie organizácie času je však v prvom rade dôležité poznať, čo je cieľom činnosti, aké úlohy má ktorý zamestnanec, ale rovnako tak aj v osobnom živote musíme poznať osobné ciele v daný čas a na danom mieste, aby mala naša prítomnosť a činnosť zmysel. V pracovnom kolektíve má vysokú dôležitosť nie len poznať ciele, ale aj správne určiť jednotlivé úlohy a roly pre pracovný tím. Tieto body musia byť jasné, neskrývané za odborné frázy či naopak stručné ciele typu „zarobiť, zlepšiť sa, predať veľa…“.
Jednotlivé oblasti prípravy time managementu:
- Aby sme vôbec mohli hovoriť o cieľoch, je nevyhnutnosťou ich poznať. Vedieť čo je našimi cieľmi a zároveň vedieť medzi nimi odlíšiť tie, ktoré majú význam a prinášajú zisk v akejkoľvek podobe.
- Práve na začiatku je potrebné vytýčiť si zopár kľúčových strategických cieľov a zopár vedľajších cieľov. Neraz je takáto aplikácia dôvodom pre plnenie hlavného cieľa. Je teda nutné zachovať ho na pomyselnom piedestáli s vysokou prioritou.
- Rozlišovanie priorít môže byť dynamickým javom. Každý cieľ má totiž svoju životnosť a nie vždy sa týka presného pravidelného kalendárneho obdobia.
- Psychologické plus je poznať pri každom jednom cieli aj rozsah odmeny. Opäť pri slove odmena treba pojem chápať ako akýkoľvek osoh, mzda, finančná prémia, ale aj pocit, pochvala, ale pokojne aj ďalšia zelená „fajka“ na tabuli zvládnutých úloh.
- Organizácia času potrebuje mať reálne ciele. Ak aj niektoré podniky využívajú ťažko dosiahnuteľné ciele, dôležité je ich kombinovať s reálnymi cieľmi, ktoré využívajú schopnosti pokojne len konkrétnych členov tímu a iné zas zapoja ďalších. Kladie sa pritom dôraz na motivovanie úspechom na niektorých projektoch pre účely úspechu iného projektu.
- Zhodnotenie možných problémov a nedostatkov je zanedbávané. Hovoriť a plánovať hojnosť a úspech je pekné, no nereálne bez časti venovanej slabým stránkam a problémom. Počítať sa pritom musí aj s prípadným zlyhaním a výhodou je vtedy mať riešenie aj pre tieto prípady rovnako ako personálne určenie.
- Nastavenie času a mieru úsilia pre každý z cieľov. Často veľmi ťažký bod prípravy aplikácie časového manažmentu, kedy sa musí rozhodnúť o miere zapojenia dvoch základných jednotiek práce. Ľudskej práce a času.
- Po splnení dôležitých úloh má vysoký význam kontrola prípadných zmien priorít, ale najmä dokončovanie aj drobných úloh. V opačnom prípade sa drobné úlohy hromadia a tvoria nebezpečenstvo neprehľadnosti, vzájomnej náväznosti a vôbec vysokého počtu úloh, ktoré čakajú na vybavenie.
- Uvedomovanie si podmienok v prítomnosti a blízkej budúcnosti je dôležitým krokom v príprave na aplikovanie časového manažmentu, ktorý podmieňuje jeho naplnenie a úspešnosť. Počítať so zavedením pravidelných prehliadok strojov bez potrebného vybavenia, ľudí a povolení je rovnako tak nepoužiteľné ako uvažovať o zefektívnení dostupnosti zamestnancov do práce po zrušení prístupovej cesty a predaji jediných dopravných prostriedkov. Organizovanie času vyžaduje počítať s podmienkami pracoviska, schopnosťami ľudí, dostupnosťou jednotlivých prvkov používaných pri ich plnení a samotnou použiteľnosťou týchto prvkov a prostredia.
Rušivé faktory a nerušené časové úseky
Odborná literatúra na tému Time Management sa zaoberá aj dennou krivkou rušenia. Odporúča riešenie najdôležitejších úloh už doobeda, čiže skôr, než začne byť vo firme najväčší ruch. Pri plánovaní riešenia úloh by tak v konečnom dôsledku malo byť dôležité aj pozerať na výskyt rušivých faktorov. Tiež odporúča zriadiť nerušenú hodinu a teda úsek, počas ktorého nechceme byť vyrušovaní. Ide o čas, kedy sa môžeme sústrediť na vybavenie dôležitých úloh, nie však súrnych ako je vzdelávanie a úlohy príprav projektov, ktoré sú vykonateľné aj neskôr v čase bežného pracovného času, alebo času určeného vyššiemu vedeniu.
Nástroje podporujúce time management
Proces plnenia cieľov je možné zľahčiť a zrýchliť vhodným informačným systémom, počítačovou výbavou, ale pokojne to môže byť len obyčajný diár, hárok papiera alebo textový dokument na ploche počítača.
- Task list, alebo To do list: jednoduchý zoznam úloh, ktorý máte na očiach a viete z neho odlíšiť priority a vašu pracovnú náplň. Mnohí si ich přitom tvoria aj bez toho, aby vedeli, že ide o tento druh nástroja. Splnená úloha je prečiarknutá, alebo odfajknutá fajočkou. Práve při označení splnenej úlohy začína fungovať psychológia a pocit spokojnosti, ktorý je hnacím motorom do ďalej úlohy.
- CRM systémy: Množstvo podnikov a dodávateľov riešení využíva CRM systémy určené pre komunikáciu, zadávanie požiadaviek (ticketov) a tým je možné prideľovať rôzne miery dôležitosti. Zároveň umožnia presné cenové kalkulácie, kalkulácie čerpania paušálov, prípadne sú nástrojom na komunikáciu niekoľkých oddelení. CRM systémy sprehľadňujú pracovný proces a výrazne urýchľujú evidenciu požiadaviek, zmien, či udržujú konkrétne témy na svojom mieste.
- Elektronické plánovacie systémy: slúžia na zadávanie vnitropodnikových úloh, termínov, stretnutí a môžu byť priamo súčasťou emailového klienta alebo externou službou odosielajúcou emaily.
- Smartphone a PDA: súčasťou pracovných nástrojov súčasných manažérov je čoraz viac aj moderná prenosná technológia umožňujúca správu korenšpondencie, prezeranie materiálov a prístup do podnikových systémov aj mimo sídlo spoločnosti.
Základom Time Managementu sa venuje hlavný článok na túto tému.
Pripravila MP
