Anglický výraz Time Management treba chápať v doslovnom preklade. Správa času, alebo tiež organizácia času má nesmierny ba až nevyhnutný význam pre úspešné podnikanie. No netýka sa len práce a profesie. Jasne definovať organizáciu času môžeme inak pre profesný život a inak pre život osobný. Môžeme ho tiež definovať ako osobný nástroj, za pomoci ktorého dokážeme lepšie a efektívnejšie využívať náš čas (Pacovský, 2006, s. 33).
Riadenie času znamená jeho úsporu
Súčasnosť sa najmä v pracovnom prostredí líši od minulosti vyššou náročnosťou práce, časovou presnosťou a schopnosťou organizovať pracovný aj osobný život s neustálou dostupnosťou plánov, očakávaní, pravidelnou periodicitou termínov vyplácania mzdy, oddychovým časom a podobne. Máme tak síce viac práce ako starí rodičia, no moderná doba priniesla aj mnohé pravidelné procesy a javy, vďaka ktorým je možné oveľa lepšie organizovať vlastný časový plán.
V prvom rade je na manažéroch v pracovnom kolektíve, aby dokázali rozlíšiť správnu organizáciu času, ktorý sa do pracovných úloh, alebo do pracovnej činnosti investuje. Ten, kto nedokáže riadiť sám seba, nemôže riadiť ani druhých (Štěpaník, 2010, s. 48). Aj v zabehnutých tímoch existuje stále priestor na inovácie a zmeny, ktoré však potrebujú pred tým skúsenosti manažéra priamo v konkrétnom kolektíve a s konkrétnou náplňou práce.
Výsledkom správneho manažovania času zamestnancov majú byť v prvom rade:
- Rast produkcie
- Rast zisku
- Zachovanie, alebo nárast kvality odvedenej práce
- Ale zároveň aj zachovanie spokojnosti zamestnancov
V osobnom živote nemusí byť problematické aplikovať filozofiu a časový manažment orientovaný na pracovisko. Práve jeho filozofia tkvie vo využívaní času, určení priorít a zefektívnení činnosti. Nesmie sa pritom zabúdať na svoj osobný život a osobný rozvoj. Súčasným trendom je do práce odchádzať za tmy a domov sa vracať so západom Slnka, či až po ňom. Nie vždy je to spôsobené našim zámerom. Často ide o štandardný pracovný čas, aký je prirodzený pre bežnú dostupnosť služieb predajní, bánk, obchodov a prevádzok. S časom prepravy do práce a z práce pre mnohých zostáva len malá časť osobného života pre skutočne osobný život. Aktovka plná grafov, papierov a šanóny v škatuli prinášané domov sú známe z amerických filmov, avšak sú realitou aj na Slovensku. Práve vtedy nastupuje význam organizácie času samého seba aplikovaného aj na mimopracovný čas.
Výsledkom správneho manažovania času v osobnom živote musí byť:
- Dostatok času a energie pre profesijnú činnosť
- Dostatok času a energie pre seba, svoje záujmy, prípadne vzdelávanie
- Dostatok času a energie pre rodinu, priateľku a osobný život spojený so životom ďalších blízkych, ako taký.
Pre správne manažovanie osobného času je nevyhnutné najskôr správne manažovanie času pracovného. Time management ako organizáciu času môžeme využívať pri plánovaní riešenia konkrétnej úlohy, väčšej skupiny úloh, ale aj v celkovej filozofii celej pracovnej činnosti v podniku. Najvýraznejšie sa s neustálou potrebou časovej organizácie stretávajú napríklad eventové organizácie. Pri príprave vždy iných a nových akcií, kde sú prísne viazané na časové úseky, konkrétne dni a čas, zároveň na rôznorodosť programu, je pre organizáciu nevyhnutné zostaviť, upravovať a neustále sledovať plán realizácie, dodávok materiálov, služieb a tovaru, pričom majú pod sebou ľudské zdroje, materiál a čas. Tento druh podnikania by bez časovej organizácie nikdy nemohol fungovať. Svojmu objednávateľovi dokážu na základe zostavenej organizácie času vyhodnotiť možnosti a termíny. Zároveň aj vyhodnotiť, ktoré body sú nezrealizovateľné, ktoré nákladné a pre ktoré je nutné využiť určitý typ rozšírenia.
Univerzálna metóda je vo filozofii
Je naozaj ťažké prichádzať s konkrétnymi riešeniami, ktoré by boli aplikovateľné na všetky odvetvia práce, manažérskej činnosti riadenia a preto je nutné chápať organizáciu času v prvom rade ako filozofiu, ktorej cieľom je dať poriadok, sled, nastaviť priority, ale tiež často vylúčiť z pracovnej činnosti tú časť práce, ktorá neprinášala, respektíve neprináša a nebude prinášať potrebnú efektivitu. Výkon práce a zadeľované úlohy musia mať pre pracovnú činnosť zmysel a v konečnom dôsledku musia tvoriť zisk v akejkoľvek podobe. Investovanie času do zdržujúcich a zbytočných úkonov, byrokracie a evidencie je však často zlyhaním manažérskych pracovníkov, pokiaľ je takáto záťaž a spotreba pracovného času nakoniec len náplňou tabuliek, ktoré putujú do koša. Time management preto ponúka idey, v ktorých možno nájsť nevyhnutnosť posúdenia nevyhnutnosti jednotlivých činností, ich dôležitosti, ale ponúka tiež dôvody, prečo preorganizovať fungovanie pracovného tímu, alebo samého seba.
Mnoho školení orientujúcich sa na manažérske pracovné pozície a ich rozvoj sa nebojí hovoriť o tom, že pre správny time management je nevyhnutné zmeniť v prvom rade seba, pokiaľ sme človekom rozdávajúcim pracovnú pomoc. Čiže rozdeľujúcim svoju činnosť na splnenie svojej práce a na pomoc s prácou iných.
Od nuly po akékoľvek kladné číslo
Neskúsený manažér je na novej vytvorenej pozícií vždy vystavený zmenám pracovnej náplne, očakávaní, aj podoby odvádzaných výsledkov. Začínajúc bez podpory je často priamo na ňom akú časovú organizáciu nastaví sebe a zverenému tímu. Veľký počet ľudí sa chopí takejto príležitosti ako výzvy, v ktorej dokážu a môžu nastaviť vlastné pravidlá a priority. Dôležité je však sledovať efektivitu práce a riadiť sa filozofiou time managementu rovnako tak, ako zabehnutí manažéri.
Výkonnostná krivka
Pre správne plánovanie a chápanie samotných schopností zamestnanca aj manažéra, je nevyhnutné pracovať aj s výkonnostnou krivkou. keďže výkonnosť akéhokoľvek človeka počas práce kolíše v prirodzenom rytme, pri klasickej dennej práci hovoríme o „ranných“ a „večerných“ typoch ľudí. Ani jeden však nepracuje lepšie od druhého. Jediný rozdiel je v čase, v ktorom dokážu dosiahnuť najlepšie výsledky a to vzájomne v rovnakom pomere. Každý dosahuje pomerne rovnaké minimálne a maximálne hodnoty výkonov, ale rozdielny je čas a poradie. Obdobia výkonnosti sa môžu u rovnakého človeka miešať, ale nie je to bežné.
- Ranný typ zamestnanca alebo manažéra: vydáva najviac výkonu ráno, púšťa sa naplno do svojich úloh, a pracuje s vysokým nasadením doobeda. Poobede je unavenejší a aj preto môže chcieť odísť skôr z práce.
- Večerný typ zamestnanca alebo manažéra: sa najlepšie realizuje pred obedom a poobede. V práci neraz pokračuje až do večera a nie je mu dokonca cudzia práca v noci. Takýto manažér teda nakoniec má krivku výkonnosti rastúcu a aj time management je dobré prispôsobiť na tieto obdobia.
Základom sú priority
Potrebujete poznať význam úloh a ich prioritu pre dané obdobie. Vedieť však zároveň reagovať, keď menej dôležitá úloha zmení svoju prioritu a stáva sa urgentnou. Pochybenie v organizácií času pri posúdení menej dôležitej úlohy má často za následok náhly rapídny nárast dôležitosti, prípadne zlyhanie článku. Manažér pri stanovení priorít spoznáva ciele s vyššou hodnotou a nižšou. Môže, či presnejšie musí nasmerovať potrebný čas, prácu a úsilie na tie s vyššou hodnotou. V konečnom dôsledku práve splnené dôležité úlohy ovplyvnia dôležité výsledky a zamestnanec, či pracovný tím, si tak skôr zabezpečí motivujúcu odmenu. Následne môžu investovať čas do prác s nižšou prioritou.
Presun práce na iných
Na prvý pohľad to vyznieva ako zbavovanie sa zodpovednosti. Ak správny manažér konkrétnemu zamestnancovi prácu pridáva, z inej mu musí ubrať a presunúť. Práve vzniká príležitosť na deľbu práce. Pre radového zamestnanca je to pôda pre diskusiu s manažérom, ktorý by v takomto prípade mal situáciu zhodnotiť rozhodnutím o presune niektorých druhov prác na iných ľudí. Pri plnení dôležitého cieľa musia menej dôležité bokom. Je však na manažérovi, aby v pracovnej činnosti nevznikali hluché miesta a diery ovplyvniteľné plynulosť prevádzky a fungovanie tímu. Vybavovanie emailov, odpovedanie na telefonáty, prípadne vybavovanie objednávok tak presúva na iného zamestnanca, napríklad odľahčeného splnením iného plánu, alebo preorganizáciou aktuálnej práce.
- Viac o delegovaní nájdete v samostatnom článku DELEGOVANIE.
Efektívny time management a situácia na Slovensku
Za efektívny time management môžeme považovať taký, ktorý je v rukách manažéra. On ho ovláda a organizuje namiesto toho, aby práca a úlohy ovládali jeho. Výsledkom úspešného riadenia a organizácie času je úspešné zvládanie vyššieho percenta dôležitej práce, zefektívnenie pracovnej činnosti, výrazne lepšie výsledky ale napríklad aj úspora pracovného času. Vedľajším efektom je porovnateľné znižovanie pracovného stresu a zlepšenie situácie aj v osobnom živote. Prejaviť sa to môže znižovaním pracovne stráveného času doma a viac času práve a blízkych.
Bežná slovenská zamestnanecká mentalita sa k snahám manažérov ku reorganizácií a zvýšení produktivity práce neraz stavia s nedôverou. Najmä výrobné podniky a spoločnosti produkujúce služby môžu dobré výsledky po aplikovaní time managementu naozaj využívať na zvýšenie pracovnej záťaže vypĺňajúcej ušetrený pracovný čas. Navyšovaním práce sa zlepšujúci pracovný výkon rieši vo viacerých výrobných podnikoch s výrobným plánom a normami. Úspech jedného pracovného tímu totiž môže postaviť priečku.
- Ďalšie články na tému Time Management / Organizácia času
Odporúčané alebo použité zdroje:
- ŠTĚPANÍK, J. Nejčastejší chyby manažerské praxe. Praha : Grada Publishing, 2010. 112 ISBN 987-80-247-2494-2.
- PACOVSKÝ, P. Člověk a čas. Praha : Grada Publishnig, 2006. 260 s. ISBN 80-247-1701-8.
