Dnes tvorí súčasť bežnej pracovnej činnosti aj vysoký podiel práce na počítači. Najmä sedavé nemanuálne zamestnania, IT, samospráva a administratíva využívajú k svojej práci počítač a následne aj emailovú komunikáciu. Práve v emailovej komunikácii sa ukrýva pre mnohé profesie veľa času, ktorý by sa dal investovať aj inak. Zároveň emailová komunikácia úzko súvisí s plánovaním stretnutí, jednotlivých činností a tak sledovanie, správa a reagovanie emailových správ podmieňuje celkový časový manažment.
Je preto nevyhnutné urobiť si poriadok v emailovej komunikácií, jej spôsobe a tiež rozlišovaní jednotlivých správ. Predpokladom pre správne nastavenie času pri práci s emailom je zabehnutie v pracovnom procese. Začínajúci zamestnanec v novom odvetví v žiadnom prípade nedokáže správne vyhodnotiť dôležitosť úplne všetkých emailov, ich prioritu a použiteľnosť.
Aplikácie pre správu elektronickej pošty
V súčasnosti aplikácie pre príjem emailov disponujú systémami pre označovanie správ farbami, podľa ktorých sa zamestnanec môže orientovať v posudzovaní dôležitosti. Súčasťou bežného Outlooku je možnosť označiť správu za urgentnú a upozorniť na jej splnenie, prípadne meškanie so splnením. Využívanou funkciou je aj správa obchodných stretnutí, pozvánok a schopnosť upozorniť na takéto stretnutie vopred. Diár v emailovom klientovi sa tak dá s predstihom aktualizovať s vašim fyzickým diárom. Základným prvkom práce s emailami je triedenie a filtrovanie pošty do jednotlivých zložiek. To tvorí výsledný efekt dobrého dojmu z poriadku, ktorý je zo psychologického hľadiska pre niektorých ľudí kľúčový. Priebežné triedenie emailov mimo automatickú filtráciu dokáže neskôr ušetriť čas. Ide však o vedľajšiu činnosť, ktorá nie je nevyhnutná a ani odporúčaná, preto je na ňu vhodný čas vtedy, keď je všetko potrebné hotové.
Rýchle čítanie + určenie priorít sa dajú ospravedlniť
Pri prechádzaní pošty venujte len letmo pozornosť emailom, ktoré možno označiť za spam. Všetky slovenské newslettre, ktoré disponujú možnosťou odhlásenia, pokojne odhláste, ak nejde o partnerské emaily a emaily, ktoré je nevyhnutné sledovať pre vašu prácu. Tie, ktoré sú povinné, prezerajte len letmo. Venujte im stručný náhľad, všímajte si hlavne podstatné heslá. Pokiaľ sú súčasťou vašej práce a musíte poznať napríklad činnosť konkurencie, či novinky dodávateľa, je už samo o sebe nevyhnutnosťou tieto emaily sledovať. Prípady, kedy je prehľad o týchto ponukách hoci len sporadickou vecou diskusie medzi zamestnancami a manažérmi, sú dôvodom, kedy sa oplatí vedieť, že nejaký email dorazil a čo ponúkal. Zmažte všetko, čo naozaj nebudete potrebovať. Objemovo limitované schránky si môžu dovoliť zmazať oveľa viac emailov. Pracovné pozície s prísnou kontrolou pracovnej činnosti by mali notifikačné emaily a potvrdenia odkladať do prislúchajúcich zložiek. Venujte im pozornosť len ak si to ich obsah žiada. Naučte sa rozlišovať dôležité a nedôležité notifikácie.
Dôležité emaily je nutné čítať celé. Pre lepšie zvládnutie a psychologické prinútenie sa venovať pozornosť je dobré spájať si čítanie a plnenie takejto úlohy s pocitmi už úspešného dokončenia čítania aj práce. Zamestnanec, ktorý si spája pri plnení úloh činnosť na úlohách s pocitom ich úspešného zvládnutia je tak automotivovaný. Preskakovanie dôležitých emailov môže mať v závislosti od pracovnej pozície, očakávaní a zamestnávateľa, dôsledky na hodnotenie zamestnanca, alebo fungovanie oddelenia, či iného prvku.
(MP)
