ZN.SK
emaily a pracovná pošta

Time management pracovnej pošty a ako zvládnuť viac práce?

Dnes tvorí súčasť bežnej pracovnej činnosti aj vysoký podiel práce na počítači. Najmä sedavé nemanuálne zamestnania, IT, samospráva…

Dnes tvorí súčasť bežnej pracovnej činnosti aj vysoký podiel práce na počítači. Najmä sedavé nemanuálne zamestnania, IT, samospráva a administratíva využívajú k svojej práci počítač a následne aj emailovú komunikáciu. Práve v emailovej komunikácii sa ukrýva pre mnohé profesie veľa času, ktorý by sa dal investovať aj inak. Zároveň emailová komunikácia úzko súvisí s plánovaním stretnutí, jednotlivých činností a tak sledovanie, správa a reagovanie emailových správ podmieňuje celkový časový manažment.

emaily a pracovná pošta

Je preto nevyhnutné urobiť si poriadok v emailovej komunikácií, jej spôsobe a tiež rozlišovaní jednotlivých správ.  Predpokladom pre správne nastavenie času pri práci s emailom je zabehnutie v pracovnom procese. Začínajúci zamestnanec v novom odvetví v žiadnom prípade nedokáže správne vyhodnotiť dôležitosť úplne všetkých emailov, ich prioritu a použiteľnosť.

Aplikácie pre správu elektronickej pošty

V súčasnosti aplikácie pre príjem emailov disponujú systémami pre označovanie správ farbami, podľa ktorých sa zamestnanec môže orientovať v posudzovaní dôležitosti. Súčasťou bežného Outlooku je možnosť označiť správu za urgentnú a upozorniť na jej splnenie, prípadne meškanie so splnením. Využívanou funkciou je aj správa obchodných stretnutí, pozvánok a schopnosť upozorniť na takéto stretnutie vopred. Diár v emailovom klientovi sa tak dá s predstihom aktualizovať s vašim fyzickým diárom. Základným prvkom práce s emailami je triedenie a filtrovanie pošty do jednotlivých zložiek. To tvorí výsledný efekt dobrého dojmu z poriadku, ktorý je zo psychologického hľadiska pre niektorých ľudí kľúčový. Priebežné triedenie emailov mimo automatickú filtráciu dokáže neskôr ušetriť čas. Ide však o vedľajšiu činnosť, ktorá nie je nevyhnutná a ani odporúčaná, preto je na ňu vhodný čas vtedy, keď je všetko potrebné hotové.

Rýchle čítanie + určenie priorít sa dajú ospravedlniť

Pri prechádzaní pošty venujte len letmo pozornosť emailom, ktoré možno označiť za spam. Všetky slovenské newslettre, ktoré disponujú možnosťou odhlásenia, pokojne odhláste, ak nejde o partnerské emaily a emaily, ktoré je nevyhnutné sledovať pre vašu prácu. Tie, ktoré sú povinné, prezerajte len letmo. Venujte im stručný náhľad, všímajte si hlavne podstatné heslá. Pokiaľ sú súčasťou vašej práce a musíte poznať napríklad činnosť konkurencie, či novinky dodávateľa, je už samo o sebe nevyhnutnosťou tieto emaily sledovať. Prípady, kedy je prehľad o týchto ponukách hoci len sporadickou vecou diskusie medzi zamestnancami a manažérmi, sú dôvodom, kedy sa oplatí vedieť, že nejaký email dorazil a čo ponúkal. Zmažte všetko, čo naozaj nebudete potrebovať. Objemovo limitované schránky si môžu dovoliť zmazať oveľa viac emailov. Pracovné pozície s prísnou kontrolou pracovnej činnosti by mali notifikačné emaily a potvrdenia odkladať do prislúchajúcich zložiek. Venujte im pozornosť len ak si to ich obsah žiada. Naučte sa rozlišovať dôležité a nedôležité notifikácie.

Dôležité emaily je nutné čítať celé. Pre lepšie zvládnutie a psychologické prinútenie sa venovať pozornosť je dobré spájať si čítanie a plnenie takejto úlohy s pocitmi už úspešného dokončenia čítania aj práce. Zamestnanec, ktorý si spája pri plnení úloh činnosť na úlohách s pocitom ich úspešného zvládnutia je tak automotivovaný. Preskakovanie dôležitých emailov môže mať v závislosti od pracovnej pozície, očakávaní a zamestnávateľa, dôsledky na hodnotenie zamestnanca, alebo fungovanie oddelenia, či iného prvku.

(MP)

Mohlo by zaujímať tiež:

ZN.SK

Pod autorom ZN.SK vychádzajú články externých redaktorov a články viacerých autorov súčasne. Neraz vám tak prinášame rozsiahlu tému, alebo článok neobvyklý voči ostatnej našej tvorbe.



Inzercia

Najčítanejšie

Inzercia

Online kníhkupectvo BUX.sk

Sleduj nás na sieťach

Nájdete nás na Facebooku aj Youtube

Zatvoriť reklamu
Zatvoriť reklamu