Strašiak GDPR a newsletter: firmy mažú nadobudnuté emailové adresy

Strašiak GDPR a newsletter: firmy mažú nadobudnuté emailové adresy

Celá Európska únia vystrašená novým nariadením GDPR je pod tlakom obrovskej nevedomosti a neistoty. Akoby nikto nevedel, čoho všetkého sa GDPR týka tak dokonale, aby mal istotu nepostihnuteľnosti. Tí, čo vychádzajú a rozumejú zákonom dostatočne sú pravdepodobne všetci dokonale vyťažení a tiež dobre zaplatení, aby pomohli svedomitým a zúfalým na poslednú chvíľu. Nie celkom jasné je aj to, ako funguje bežný newsletter, posielanie noviniek emailom z firiem svojim zákazníkom a odberateľom. Práve tí adresáti, ktorí si nepamätajú, že sa niekedy prihlásili, alebo súhlasili s  newslettrom v nejakej súťaži, marketingovej akcii, prípadne v inom projekte, budú robiť tradične najväčší krik, prečo boli oslovení. Často totiž firmy zistia, že mali mocný marketingový nástroj – databázu až teraz. Nevyužívali ju a tým vedia ľudí prekvapiť. A práve tí budú mať v rukách účinnú zbraň v podobe GDPR. Avšak ak má odosielateľ záznam a informáciu o pôvode adresy, nebude všetko stratené. Význam GDPR je v takomto prípade v tom, aby mali odosielatelia vždy preukázateľný súhlas s oslovením od prijímateľa emailovej ponuky.

Emailová databáza nie je lacná

Jedným z najmocnejších nástrojov marketingu každej firmy je emailová databáza klientov a odberateľov noviniek. Firma investuje nemalé čiastky do organizácií promo akcií, súťaží a rôznych hier, len aby získala kontakty na potenciálnych zákazníkov. Verejnosť si síce stále naivne myslí, že súťaže sa usporadúvajú, aby firmy potešili ľudí, no v skutočnosti sú to tri dôvody a s nimi pri súťažení treba počítať.

  1. Organizátori chcú naozaj potešiť ľudí.
  2. Organizátori chcú propagovať seba, svoje služby, alebo výrobky
  3. Organizátori potrebujú kontakty, alebo iné spojenie na ľudí, zákazníkov, alebo im priamo vec na podujatí predať

Za organizovanie súťaží, vývoj aplikácií na Facebooku, alebo na samostatných stránkach vynakladajú spoločnosti nemalé čiastky. Vývojári si radi vypýtajú aj niekoľko tisíc eur za niečo, čo majú hotové, no postačí pár zmien a dizajn. Ceny v IT priemysle sú často premrštené, čo nevadí účtovníctvu veľkých spoločností. No ak aj tam vznikol náklad niekoľko tisíc EUR a nebol ošetrený súhlas so spracovaním osobných údajov na marketingové účely, ste povinný sa rozlúčiť s touto databázou.

Databáza musí zaniknúť, ak ste ju nadobudli bez súhlasu samotných majiteľov emailových schránok. Prípadne aj v takých prípadoch, kedy ste ju získali so súhlasom, no ten nebol dostatočný v zmysle v čase získania platných zákonov, prípadne klient povedal, že sa chce prihlásiť, ale neexistuje záznam kedy a akou cestou to bolo. Od 25.5.2018 akékoľvek získanie adries pre tento účel musí mať samostatné okno so zaškrtnutím použitia pre marketingové účely. V prípade súťaží nie je jednoznačné, či sa dá považovať podmienený súhlas (ako podmienka účasti v súťaži) za súhlas. Slovíčkarenie totiž môže dosiahnuť, že nejde o súhlas. Skúste nahliadnuť na našu úvahu k tomu, ako z toho možno von.

Pravidlom zostáva, že pre marketingové využitie adries je nevyhnutný osobitný súhlas od súhlasu so spracovaním osobných údajov. Čiže súťaž by mala mať súhlas so spracovaním osobných údajov a ešte k tomu ďalšie zaškrtávacie políčko pre súhlas so štatútom súťaže, v ktorom (a toto je žiaľ stále diskutabilné) je uvedené aj využitie na marketingové účely. Ideálny stav je uvádzanie tretieho políčka pre súhlas s marketingovým využitím, ktorý by nemal byť braný ako podmienka na účasť (diskutabilná nejasná časť o vynútenom súhlase). Vyhodnocovateľ (organizátor) súťaže ale môže na to prihliadať – v tom mu absolútne nič nebráni.

Poslať email na neistú databázu?

Počas posledných dní pred 25. 5. 2018 sú viditeľné mnohé snahy firiem osloviť zákazníkov, ku ktorým nemajú dokladovateľný súhlas. Automobilky získali emaily za celé roky napríklad tak, že ponúkali testovacie jazdy, prípadne mali emailové kontakty na vizitkách a nedisponovali súhlasmi. Mnohí naozaj dostávame newsletter od firiem a máme o ne záujem. Firmy vynaložili často veľké úsilie, aby mali klientov pohromade. Z newslettra plynie zisk a udržanie sa na trhu. Pre niektoré firmy je predaj kľúčový práve z newslettra. Stále nehovoríme o spamoch a podvodných emailoch, ktorých je na Slovensku taktiež veľa a niektoré firmy fungujú výhradne na nevyžiadanej pošte. Hovoríme o firmách, ktoré legálne a v zmysle platných zákonov fungujú a ponúkajú služby a tovar.

Preto zmazanie nemá význam. Posledné dni sú mnohé schránky zaplavené požiadavkami zo strany firiem, kde si chcú byť istí pôvodom adries. Informujú zákazníkov a odberateľov newslettrov, že ich adresy mažú a pre opätovné prihlásenie je nutné vykonať akciu. Vyplniť formulár, alebo súhlasiť s podmienkami.

Úspešnosť návratu ľudí späť závisí od typu podnikania, od veku pôvodnej adresy, ale aj od mnohých iných faktorov. Ak ste mali rokmi získanú databázu 100 000 adresátov, po odoslaní jednorazovej výzvy sa vám späť nemusí prihlásiť viac ako 3 000 odberateľov v súlade s novými predpismi. Zvykom však je, v prípadoch starších adries, ktoré oslovujete roky a ku ktorým máte len email bez ďalších údajov, ešte pred 25. Máji osloviť všetkých adresátov s jasnou informáciou a výzvou na zmazanie, ak nemajú viac záujem o príjem noviniek. Zmazanie by malo byť vykonateľné jediným klikom a možnými nastaveniami, prípadne emailom. Postup musí byť jasný a funkčný. Odhlásenie následne definitívne.

žena prekvapenie a GDPR

Posielanie emailov na neistú databázu po 24. máji 2018 neodporúčame. Hoci príchod GDPR zneistil odborníkov, právnikov a personalistov, nikto si nie je istí ničím. Ani my. Medzi adresátmi môže byť stále niekto, čo GDPR pochopí ako príležitosť pomsty, alebo chvíľky slávy. Jednou z povinností od 25. 5. 2018 je vyhovieť právam osloveného, ktorého osobné údaje spracúvate. Medzi jeho práva patrí informácia o rozsahu vedených osobných údajov, ich pôvode, má právo na aktualizáciu údajov, úpravu, alebo absolútne zabudnutie, mimo iných práv.

Emailová adresa je osobný údaj, alebo nie je?

Existuje tisíc teórií o tom, či samotná emailová adresa je osobný údaj, alebo nie. Vo všeobecnosti sa ale opakuje tvrdenie, že samotná emailová adresa nie je osobným údajom, ak nie je spojená s iným údajom, a je sama o sebe neurčitá. Ak ten iný údaj vedie k presnej identifikácii konkrétneho človeka, už ide o osobný údaj. Avšak vždy sa nájde cesta a spôsob, akým považovať aj jedinú emailovú adresu bez ďalších údajov za osobný údaj. Ani tu sa nedokážu zhodnúť odborníci celkom jednoznačne a jasne, ba dokonca ani právnici.

 


Obsah a článkový seriál: Strašiak GDPR

Prinášame neodborné predpoklady a riešenia, ktoré sa snažia priblížiť nariadeniam Európskeho parlamentu a Rady EÚ v rámci GDPR, zákona vstupujúceho do platnosti od 25.5.2018, ovplyvňujúceho výrazne marketing a fungovanie podnikateľského prostredia. Články vychádzajú zo skúseností a preto ich radi upravíme, pokiaľ sa vyskytnú nové precedensy a okolnosti, ktoré upravujú niektoré uvedené tvrdenia.

Mať podnik alebo stránky v súlade s GDPR nie je možné vyriešiť žiadnym univerzálnym software, ani dokumentáciou získanou na internete bezplatne, či za poplatok. Každé spracovanie je individuálne a žiada si zásah ľudí priamo vo firmách, prípadne súčinnosť interných zamestnancov, ktorí akokoľvek narábajú s osobnými údajmi, patria medzi dodávateľov, subdodávateľov, spravujú technologické zázemie, alebo kamerový systém a prichádzajú do styku s klientelou. Každé spracovanie osobných údajov sa môže viazať na rôzne ďalšie miesta, oblasti fungovania a personálne miesta. Články v sérii Strašiak GDPR majú za cieľ pomôcť sa zorientovať, prípadne inšpirovať. Nemali by byť brané ako smernice. Ďakujeme za pochopenie.

Strašiak GDPR a newsletter: firmy mažú nadobudnuté emailové adresy
Ohodnoť tento článok
Tomáš Šéfredaktor magazínu ZN.SK, nadšenec pre Slovensko, jeho kultúru, zaujímavosti historické aj nehistorické, svet ako taký, aj vedu a techniku. Zaujíma ho viacero oblastí, svetové kuriozity, rekordy, aj cestovanie. Aj preto sa snaží o tvorbu nevyhradenú len na jednu oblasť.
Viac:
panák, hra na chodníku
Detské pouličné hry, na ktoré sa už (takmer) zabudlo

Mihalnice, ako ich správne namaľovať a dotiahnuť do dokonalosti

Tradičné liečiteľstvo a ľudová mágia na horných Kysuciach
Recenzia knihy: Tradičné liečiteľstvo a ľudová mágia na horných Kysuciach

Zavrieť