Home Office je pre mnohých zamestnancov aj na Slovensku jediným riešením, ako zvládať prácu alebo jediným spôsobom dochádzky. Sú spoločnosti, ktoré nemajú sídlo a mnoho firiem funguje v domácom prostredí. GDPR sa v mnohom dotýka aj toho, ako funguje práca na služobnom či súkromnom počítači s databázami a osobnými údajmi. Hoci žiadna téma otvorene nevenuje pozornosť tomuto faktu, už pred spustením platnosti GDPR sa stretávajú na mnohých pracoviskách zamestnanci so zmenami a aj problémami.
Home Office
Zamestnanci, ktorí pracujú s osobnými údajmi a databázami klientov či zamestnancov by mali mať zmienku v dokumentácii a riadiť sa pravidlami zaobchádzania s osobnými údajmi. Tam nie je čo riešiť. Narábanie s údajmi, hoci len objednávkami, kde sa nachádza akýkoľvek údaj s ďalším údajom, ktorý spoločne môže viesť k jasnej identifikácií jednotlivca, znamená, že s takýmto údajom určite nemôžete vyraziť v igelitke do mesta a náhodou igelitku stratiť. Znamenalo by to povinnosť nahlásiť únik osobných údajov na Úrad pre ochranu osobných údajov. Mať však notebook doma, pripájať sa do systému, riešiť a spravovať databázy (databáza je akýkoľvek zoznam, zástup údajov, mien a adries, mien a iných údajov k menám, či emailové adresy s menom a iným údajom) znamená podliehať nariadeniam GDPR.
Zamestnávateľ preto musí s takýmto zamestnancom počítať už vo svojej dokumentácii. Respektíve ak ju má dobre pripravenú, nemusí to riešiť individuálne, ale už v počiatku sa s tým počíta. Je tu však aj iný pohľad. Sú to zamestnávatelia, ktorí nemajú záujem zamestnancom umožniť home office pre možný nástup zamestnaneckej anarchie a zneužívania, keďže ide o obdobie bez možnosti priamej kontroly dochádzky a pracovnej činnosti. Pre nich prichádza obdobie, v ktorom existuje príležitosť striktného zákazu. Bez snahy o pochopenie možností a záujmu o zavedenie práce z domu, sa tak uchyľujú priamo k odmietnutiu práce z domu.
GDPR nezakazuje prácu z domu. GDPR a ani žiaden úrad priamo neruší možnosti prenášania pracovných notebookov a ani nezavádza zákazy narábania s osobnými údajmi v pracovných zariadeniach, ktoré sú mimo pracoviska. Tvrdí to skôr neznalosť zamestnávateľov, alebo náklady na dokumentáciu a stanovenie pravidiel. Je preto dôležité kontaktovať sprostredkovateľa GDPR dokumentácie, alebo Úrad pre ochranu osobných údajov, aby spoločnosti a zamestnávateľovi predostrel podoby pravidiel a dokumentácie pre prácu z domu, pokiaľ je potrebné v spoločnosti riešiť oprávnenia.
TIP: pre eliminovanie rizík problémov s prípadným odcudzením notebooku, kedy by bolo povinnosťou pre zamestnávateľa nahlásiť únik dát, je nevyhnutné vyvarovať sa zbytočným skladovaniam, obmedziť na nevyhnutné. Zabezpečiť notebook šifrovaním, heslom a ideálne pracovať na vzdialenom služobnom serveri. Skladovanie rozrobených súborov by malo mať svoje pravidlá a kopírovanie údajov na úložné zariadenia, ktorých poloha nie je známa, alebo „sa stratili“ je žiaľ brané rovnako, ako by šlo o notebook. Zväzky kľúčov s príveskom v podobe USB FLASH disku, na ktorom je zoznam objednávok, pár údajov o klientoch, či zoznam emailových adries, je v zmysle obsahu GDPR rovnakým problémom, ak sa stratí, či odcudzí.
Obľúbená forma práce
Práca z domu má mnoho výhod. Niekedy je nevyhnutná, keď sa plynári vyhrážajú povinnosťou „byť doma“ v konkrétnom čase a vy nemáte na výber. Lepšie, ako dávať nespoľahlivému susedovi kľúče od bytu, je získať v práci Home Office. Vo všeobecnosti je práca z domu v mnohom výhodná. Mamičky sa dokážu venovať deťom, starší dohliadnuť na zdravotný stav niekoho ďalšieho. Pre americkú firmu dokáže pracovať Slovák z dedinky pri Prešove bez toho, aby vyšiel z domu a príkladov môže byť ešte do nekonečna. V prvom rade je to práca, ktorá sa dá vykonávať z domu, zväčša na počítači. Dokumentácia, vývoj software, grafika, či účtovníctvo. Bežné činnosti, pre ktoré nie je nutné dochádzať na pracovisko a môže existovať jednoduchý spôsob kontroly vykonanej práce. Dochádzkový systém je riešený buď formou prihlásenia, alebo nie je riešený vôbec.
Hľadači nevýhod nájdu nevýhody všade. Vždy je ale Home Office, čiže práca z domu, o ľuďoch. O tých, ktorí stanovujú podmienky a o ľuďoch, ktorí podmienky plnia. Hľadať spôsoby prečo nie je ľahšie, ako hľadať spôsoby a stanoviť. Netreba pripomínať, že voľnosť môže pre zamestnanca znamenať prejavenie dôvery a zároveň motivácie. Záleží na type človeka, či túto voľnosť zoberie ako správnu motiváciu, čím zamestnávateľ získa oddanosť, ba dokonca vyšší pracovný výkon. Zvýšený, ak zamestnanec pracuje oddýchnutý, s vlastnými zásobami pri klávesnici a v jeho domácom prostredí. Áno, v domácom prostredí nachádzame mnoho podnetov, ktoré od práce odlákajú. Avšak znova sme pri individuálnom názore a pri tom, ako si daný človek uvedomuje, čo sú jeho priority v pracovnom čase… hoci za jeho vlastným pracovným stolom doma.
Obsah a článkový seriál: Strašiak GDPR
Prinášame neodborné predpoklady a riešenia, ktoré sa snažia priblížiť nariadeniam Európskeho parlamentu a Rady EÚ v rámci GDPR, zákona vstupujúceho do platnosti od 25.5.2018, ovplyvňujúceho výrazne marketing a fungovanie podnikateľského prostredia. Články vychádzajú zo skúseností a preto ich radi upravíme, pokiaľ sa vyskytnú nové precedensy a okolnosti, ktoré upravujú niektoré uvedené tvrdenia.
Mať podnik alebo stránky v súlade s GDPR nie je možné vyriešiť žiadnym univerzálnym software, ani dokumentáciou získanou na internete bezplatne, či za poplatok. Každé spracovanie je individuálne a žiada si zásah ľudí priamo vo firmách, prípadne súčinnosť interných zamestnancov, ktorí akokoľvek narábajú s osobnými údajmi, patria medzi dodávateľov, subdodávateľov, spravujú technologické zázemie, alebo kamerový systém a prichádzajú do styku s klientelou. Každé spracovanie osobných údajov sa môže viazať na rôzne ďalšie miesta, oblasti fungovania a personálne miesta. Články v sérii Strašiak GDPR majú za cieľ pomôcť sa zorientovať, prípadne inšpirovať. Nemali by byť brané ako smernice. Ďakujeme za pochopenie.
